Важливi проєкти
Телефони

Актуальні рішення, які допоможуть вам повернути контроль над роботою і життям

«Я часто чую в останні місяці, що планувати неможливо, оскільки ми не знаємо, що буде з нами найближчим часом. Чи відкриються проєкти, скільки буде роботи, як навчатимуться діти, і в який момент ми потрапимо під раптовий карантин. Здається, що в такій ситуації найбільш продуманий план може зруйнуватися в одну хвилину. І все ж, я хочу запропонувати вам рішення. Вони не ідеальні. Але я вірю, що вони здатні уберегти нас від стресу» – каже консультантка з планування часу Лєра Голованівська, пропонуючи практичні поради, які допоможуть діяти навіть в таких невизначених ситуаціях, як зараз. Читайте поради експертки у цій статті.

Лера Голованівська
Консультантка з планування часу і проєктів для працюючих жінок та мам makeyourplan.pro

Допомагає працюючим жінкам і мамам встигати більше і досягати цілей так, щоб не задушити себе планами. Перетворює безлад в систему.
Авторка статей, лекторка і ведуча онлайн-курсів.
Живе в Тель Авіві, разом з чоловіком виховує двох дітей.

Чому ми не любимо невизначеність?

Наші давні частини мозку, чия функція – захист нас від несподіванок, сприймають ситуацію невизначеності, як небезпеку. Але в процесі еволюції у нас з’явилася раціональна частина мозку, яка пропонує древнім структурам заспокоїтися. Адже наше виживання не залежить від того, чи буде завтра робоча зустріч чи не буде. Але речовини, необхідні для швидкої реакції на небезпеку вже в крові, і нам все одно тривожно. З цієї причини ми вважаємо за краще знати, що буде завтра.

У стані підвищеної тривожності ми втрачаємо продуктивність, гірше концентруємося і приймаємо не найкращі рішення. З цієї причини мета планування – забезпечити відчуття контролю. Розуміння, як ми будемо діяти в несподіваній ситуації, знижує стрес і допомагає діяти спокійно в будь-якій ролі – мами, професіоналки чи керівниці.

Альтернативний план

Коли ми не знаємо точно, відбудеться подія чи ні, ми схильні ставиться до неї так, ніби її й не буде. Ми говоримо собі: «Коли будемо знати точно, тоді й почнемо готуватися».

Якщо ця подія несподівано відбувається, ми повинні щось швидко зробити. Це викликає стрес. Ми діємо хаотично, і приймаємо не найкращі рішення.

Я пропоную вам планувати таку подію, ніби вона точно відбудеться.

Ми пишемо альтернативний план на випадок, якщо подія не відбудеться або скасується через незалежні від нас обставини.

Пропоную вам вибрати 1-2 важливі події, які, як вам здається, можуть не відбутися через раптові обставин. Поставте собі два запитання:

  1. Що ви будете робити, якщо подія не відбудеться?
  2. Що ви будете робити, якщо подію доведеться скасувати?

Запишіть можливі варіанти рішень. Вам буде зрозуміло, що робити, а значить, ви впораєтеся з ситуацією при будь-якому варіанті розвитку подій. Це заспокоює і надає відчуття контролю.

Що робити, якщо форс-мажор застав вас зненацька?

У житті кожної людини буває так, що плани руйнуються через форс-мажори.

У перекладі з французької force majeure означає «вища сила». Ця сила порушує плани і заважає виконувати взяті на себе зобов’язання.

Наприклад, стихійні лиха, дії влади, епідемія коронавірусу. На побутовому рівні це можуть бути хвороби, погода, дії інших людей, відсутність інтернет-зв’язку. У такій ситуації ми не можемо виконати те, що запланували.

Головне розуміти, що ми не можемо планувати такі ситуації заздалегідь. Але ми можемо скористатися алгоритмом дій, який допоможе не впасти в паніку, тверезо оцінити свої можливості і вжити необхідних заходів:

1.Прийміть ситуацію.

Припустимо, в середині робочого дня вам дзвонять з дитсадку і кажуть, що потрібно терміново забрати хвору дитину. Скажіть собі: швидше за все це триватиме декілька днів. З цим нічого не вдієш. Це перший крок до того, щоб заспокоїтися.

2.Оберіть 1-2 завдання, які важливо закінчити найближчим часом.

У ситуації форс-мажору важливо усвідомлено вибрати ті завдання, які ви вважаєте найважливішими. Ви намагатиметеся виконати їх в будь-якому випадку.

Цей чек-лист допоможе вам зробити правильний вибір:

  1. У чому користь від виконання цього завдання?
  2. Наскільки важливо виконати це завдання найближчим часом?
  3. Які наслідки можуть бути, якщо ви не зробите це найближчим часом – втрата доходу, невдоволення начальника або клієнта, штраф, порушення термінів або щось інше?
3.Організуйте собі час на виконання програми мінімум.

Після того, як ви обрали ті справи, яким дійсно потрібно приділити час і увагу, знайдіть можливість виграти час.

  • Попросіть допомогу у близьких, щоб закінчити те, що абсолютно необхідно зробити.
  • Поговоріть з тими, хто чекає від вас виконану роботу, і попросіть перенести терміни.
  • Знайдіть для важливих завдань інший час – на наступному тижні або у вихідний день.

Як планувати непередбачувані обставини?

Окрім форс-мажорів, протягом місяця у кожного з нас трапляються непередбачувані збої. Ви планували попрацювати над проектом, але вам завадила раптове прохання клієнта або зміни в замовленні. На відміну від форс-мажорів, ці ситуації можна планувати, залишаючи час для непередбачених.

Однак для цього у нас не повинно бути все щільно підігнано одне до іншого.

За часів невизначеності це може привести до того, що плани руйнуються, як картковий будиночок.

Краще рішення – це закладати резервний час.

Припустимо, ви виділили на проект 5 робочих днів. Додайте ще один день.

Погодьтеся, що далеко не завжди можна точно визначити, скільки часу займе робота.

Один додатковий день – це запас на несподівані перешкоди, а також похибка в оцінці часу на виконання завдань.

Резерв позбавляє від тривоги, тому що ви знаєте, що у вас є запас часу. Це допомагає діяти спокійно, без метушні і зайвих рухів.

Підсумовуємо

Які б несподіванки і форс-мажори не звалювалися на нас, планування може стати опорою і підтримкою в нестабільний період. І ось його головні «козирі», які ми розглянули сьогодні:

  • Альтернативний план для 1-2 найважливіших подій дасть відчуття контролю. Вам буде зрозуміло, що ви будете робити, якщо подія не відбудеться.
  • Розстановка пріоритетів допоможе вам в скрутну хвилину форс-мажору заспокоїтися і обдумати, що важливо зробити негайно, а що може почекати.
  • Резерв часу позбавить від тривоги в ситуації, коли щось іде не за планом.

Порядок дій в ситуації форс-мажору допоможе вам залишатися спокійними і не робити зайвих рухів. Форс-мажор відступить, і ви повернетеся в звичайну рутину з відчуттям, що найважливіше ви встигли.

Долучайтеся!

Бажаєте допомогти Кешеру, зробити соціально-корисну справу або знайти нових друзів і однодумців?

Зробити благодійний внесок